资生堂人力资源管理信息系统解析
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2012-03-06 13:17:40
提起eHR管理模式，大家一定会联想到完全网络化的办公环境，畅通无阻的企业内部网、DDN专线连接，人手一台电脑，内部EMAIL系统……，但是今天我们要讨论的这个案例中的资生堂丽源化妆品有限公司却没有如此优越的网...
提起eHR管理模式，大家一定会联想到完全网络化的办公环境，畅通无阻的企业内部网、DDN专线连接，人手一台电脑，内部EMAIL系统……，但是今天我们要讨论的这个案例中的资生堂丽源化妆品有限公司却没有如此优越的网络环境。他们没有DDN专线、没有人手一台电脑、没有内部EMAIL系统，但他们也可以通过Internet实现e HR管理模式。让我们一起来看看，也许这个案例会对我们国内的企业有一些启发。
企业概况及网络条件
日本资生堂是世界著名的化妆品公司，资生堂丽源化妆品有限公司是由日本资生堂和北京丽源化妆品公司于1992成立的合资公司。它在中国大陆拥有近二千名员工，分布于58个城市和地区。其总部设在北京，下有经营管理本部、工厂本部和市场营销本部。市场营销本部下面分为北方区销售和南方区销售，在全国58个城市有销售机构，这些销售机构由在重点城市设立的19个办事处分别管理。资生堂主要是化妆品生产和销售型企业，其性质也决定了它分支机构众多、分布广泛，各分支机构主要从事销售工作，人员变化很大，对公司的人力资源管理带来很多困难。现有的网络条件是仅在北京总部有公司局域网，外地办事处均通过拨号接入公司总部局域网内。要在这样的条件下实现企业的集中化人力资源管理，所采用的HRMS系统必须从网络环境、运行效率、安全性、易维护性等几个方面加以考虑。
应用方案
在北京总部建立完全集中化的数据库,存放公司全体员工的人力资源数据；
在北京总部安装eHRsoft2000系统软件；
各分支机构拨号上网，通过浏览器直接进入人力资源管理系统（无需安装任何客户端程序）；
保证参与eHR管理工作的管理人员有独立的电脑，或用于资料输入的公用电脑。
通过实施，系统将达到一些目标：
总部人力资源部的管理人员进行各个功能模块的管理操作，包括人事管理工作的各个方面，如人事，休假，福利，薪资，绩效评估（员工评价），考勤及辅助功能模块。
各办事处负责人和部门部长进行日常的管理流程及最新资料的更新，如管理所辖部门或地区的人员进出、人事资料、考勤、评估等，同时在系统中通过不同的权限设置实现二级审批流程。
eHR管理流程（以业绩评估为例）
在资生堂，部门需每月给每一位员工作出客观、公正的评价，它是员工半年评价、年终评价、升级升职、合同签定与否的重要基础资料。针对其员工评价的管理规定而设计的e HR管理流程及规定如下：
1、录入人：部门经理、办事处负责人或指定输入员
2、录入时间：每月规定的时间进行
3、一级审批人：经营管理本部及工厂本部各部门经理、市场营销本部北方地区负责人/南方地区负责人
4、一级审批时间：每月规定的时间进行
5、二级审批人：经营管理本部部长、工厂本部部长、市场营销本部部长
6、二级审批时间：每月规定的时间进行
北京本部有局域网，因此使用者可以随时进入e HR系统进行相关的操作，外地办事处采用拨号的方式进入公司e HR的系统。资生堂为全国各地的办事处上网专门设立了一个拨号服务器，现在通过该服务器使外地办事处的人员可以方便地使用e HR系统。每个操作人员和审批人员的所有工作都是在浏览器端直接进行的，根据权限设定区分和控制每个人员的操作权限和操作对象范围。通过网络，加密数据可直接提交到后台数据库。人事部人员可以随时获取最新的各种人事信息。按照上述的权限区分和时间段划分的方式解决了不能随时在线沟通的问题，利用有限的资源达到了比较理想的效果。
使用效果
由于资生堂合资的中日双方都对此次e HRMS的选型工作十分重视和谨慎。因此为这个项目花了很长时间做前期的市场调查。他们表示选择一套HR系统不仅要考虑它的功能性、稳定性、安全性、扩展性等各方面的因素，也需要考虑供应商实施e HR系统的经验、自身技术力量是以及售后服务体系等综合因素。由于企业领导层对实施HRMS系统的重视，为该项目的顺利实施提供了充分的保障。资生堂选用万古科技的e HR soft 2000是一套比较成熟的e HR管理系统。万古科技也结合资生堂的管理特色和现有的网络条件，提出了“为人力资源部的管理人员提供的专业HR管理工具，为直线经理提供便捷的流程管理平台”的解决方案。这一解决方案得到了资生堂的认可。
以前由于没有使用电子化的管理手段，资生堂对全国各地销售机构的各项管理如人事资料、评估、考勤等都是通过书面或邮件进行传递的。这样做根本不能保证数据的准确性、即时性、唯一性。有时因为数据的延误还会影响总部每月的薪资计算。总部没有实时而完整的人力资源信息，也就无法对其企业内部的人力资源状况进行必要的统计和分析。e HR soft2000系统的使用不仅实现了企业人力资源信息统一的流程化管理，也极大提高了人力资源部和各直线经理的工作效率。例如，各分支机构聘用新员工后，在录入个人信息后其相应的福利政策，薪资等级和休假政策就会全部自动生成。薪资子系统为资生堂58个分支机构设定了58套不同的薪资福利政策。其人事信息、绩效考核的结果、考勤的记录等资料都自动与薪资系统相连。系统高度集成的后台处理，使以前近半个月的工作在一天内就可完成。 e HR soft2000自身强大的报表功能以及与财务系统的高度兼容，也为人力资源管理融入企业整体管理之中提供了理想的解决方案。
此次资生堂在全国范围内引进e HR人力资源管理系统，使企业通过e HR soft2000系统拥有了一个及时、准确、完整的企业人力资源数据库和网上管理流程（HR Management Flow on Web），为企业实现战略性人力资源管理奠定了良好的基础。
出处：AMT
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